辞書登録しておいたら便利なフレーズ
辞書登録って使っていますか?僕はかなりのフレーズを登録しています。
ほとんどの若手のビジネスマンは日々大量のメールを書いていると思いますが、辞書登録をしておくと、各スピード、処理するスピードが格段に変わってきます。
僕の周りでも仕事の遅い人は同じフレーズを何回も書いていたりしますが、仕事の早い人は、「そんなフレーズまで辞書登録してるんかい!」とツッコミたくなるフレーズまで辞書登録しちゃってます。
辞書登録しておくと便利なフレーズをまとめてみました!辞書登録使っていない人は是非この機会につかってみてください!
辞書登録しておくと便利なフレーズ
メールの文頭や文末で必ず使う文面は辞書登録しておきましょう。
例えば
- お世話になっております。
- ○○株式会社○○です。
- お疲れさまです。○○課の○○です。
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
- 引き続きよろしくお願い申し上げます。
などのフレーズはメールを使っていると必ず使います。何回も使うフレーズを何度も繰り返し入力するのはホントバカバカしいので、さっさと辞書登録してしまって、「お」だけ入力したら出てくるぐらいにしておくと、毎回のメールの処理が本当に楽になります。
僕の先輩なんかは、入力すら嫌になり、定番フレーズはそもそもメールのテンプレートの中に導入してます。
次に登録するのは、企業名や住所、電話番号等々のよく使うワードです。
- 会社の電話番号・住所
- 取引先企業名の正式名称
- 役職が必要な人(〇〇部長とか)
長い社名の企業や、前株か後株がどちらかわからなくなる企業など、すべて登録してしまいしょう。
後は会社の電話番号や住所等々もフレーズ登録しておくといちいち探す手間が省けます。
最後は、相手からのレスによく使う便利なフレーズです。
- 先程はお電話いただきまして誠にありがとうございます。
- 取り急ぎ簡単ではございますが、メール受領のご報告のみにて失礼いたします。
- ご不明点ございましたらお申し付けください。
- お手数ではございますが、ご確認の程何卒よろしくお願い申し上げます。
などなど、相手からのメールにレスをする文章をたくさん登録しておけば、そもそもレスするのが早くなるので、「あの人はレスポンスが早い」という印象が勝手に付きます。
その後の仕事もしやすくなるので、とりあえず見たよ!みたいなフレーズを登録しておいて、返信を早くしておけば、それだけで信頼を得ることができます。
まあ、今後いろんなツールが出てきてメールを使う機会も減ってくると思いますが、早く仕事をするためのコツを知っておけば、どんなツールが出てきたとしても応用がきくと思います。
みなさんもガンガン辞書登録使いましょう!