【社会人1~3年目向け】断りたいけど断れない!仕事を高速で終わらせるテクニックをまとめてみた 〜実務編〜

仕事関係

みなさん忙しいですか。

忙しそうですよね。働き方改革とか知らないですが、忙しく働いている人は多いと思います。

ちなみに僕もキャリアを見てみると、通常の会社よりは結構忙しいほうでした。社会人3年目までは残業200時間ぐらいあるようなベンチャー企業で、業界平均の3倍ぐらいの案件を受け持ち、転職してからは3年間で業務が変わることが3回。それぞれ業界的にも企業的にも忙しい感じだと思います。

そんな中で身に付けたタスクの処理方法の今回は実務編をお送りします。

【社会人1~3年目向け】断りたいけど断れない!仕事を高速で終わらせるテクニックをまとめてみた 〜実務編〜

タスクを分解する

タスクに関する本をこれまでに50冊ぐらい読んできましたが、
どの本にも共通して出てくるのが、このテクニックです。
例えば営業資料作成というタスクがあるとします。
仕事が遅い人にありがちなのは、このタスクを一度に終わらせようとすることです。
しかしボリュームが大きいタスクだと、「時間ができたときにやろう」となってしまい、結果手を付けるのが遅くなってしまい、スピードも質も担保できないということに成りがちです。
仕事が早い人は「営業資料作成」というタスクをいくつかの小さなタスクに分けます。
  • 内容考える
  • 構成考える
  • データを集める
  • ざっくりつくる
  • 上司に下書きしてフィードバックをもらう
  • 仕上げ
分けるコツは自分が今すぐ取り書かれるサイズまでボリュームを小さくする」ということです。

それぞれのタスクをいつ実施するかを決める

そして次にタスクを「いつやるのか」ということを決めてしまいます。
やり方はいろいろありますが、僕がやっている方法をお伝えします。
まず、カレンダーアプリにざっくりとした時間を記入します。
例えば13:00~14:00・資料の構成考える
そして次に紙を折って、15分ごとに何をやるのかを記入していきます。
それに関しては下記のブログに書きましたので、参考にしてみてください。
15分単位ぐらいまでタスクを小さくしていくと、
取り掛かるスピードが格段に違ってくるので、試してみてください。

ポモドーロ・テクニックで集中する

更にポモドーロ・テクニックというテクニックを使います。
これは25分間はタスクに集中して5分間休むという集中と休憩を交互に繰り返すというもので、結果として生産性が向上するテクニックです。
例えばみなさんの中にも午前中は集中できたのに、午後になると集中力が切れて仕事に集中できなくなったという方いらっしゃるんではないでしょうか。これは集中しすぎることによって脳が疲れてしまっておきている現象です。
ポモドーロテクニックを使って適度に集中し、適度に休憩を繰り返すことで結果として集中できている総時間が長くなるので、ぜひ使ってみてください。
いろいろなアプリやアドオンを使うことで簡単に導入をすることができます。

1つ1つ終わらせる

そして上記のポモドーロテクニックを実行する際にもう一つ大切なことは、「タスクを1つ1つ終わらせていく」ということです。

仕事が遅い人に特徴的なのは、どの仕事も並行して進めてしまい、結局1日の終わりにどの仕事も終わっていなかったというパターンになる人です。マルチに仕事を進めているというと一瞬かっこよく聞こえますが、マルチタスクは科学的にもあまりよくないことが証明されているらしく、生産性を下げる大きな原因です。

これを防ぐためには、「タスクを分解して、一つ一つをしっかり終わらせていく」ということが重要です。終わった感覚を持つことができればストレスも減りますし、結果として早く終わらせることができます。

フィードフォーワードで無駄なタスクを減らす

上司から仕事を振られて、全力で頑張って出したのに、「イメージと違うんだよね」とか「ここまで高い完成度いらなかったなあ」みたいなことを言われていませんか?そんな人におすすめなのはフィードフォーワードというテクニックです。
フィードフォーワードという言葉もあります。これは仕事に取り掛かる前に上司などに相談をしてどのようなアウトプットを出すか、どのように仕事を進めたらいいのかということをしっかりとすり合わせておくことを言います。ちょうどフィードバックの逆の意味になります。
仕事に取り掛かるのが早く、集中力を持って仕事に取り組んでいたとしても、無駄なやり直しがたくさん発生していては意味がありません。
それを防ぐために、しっかりと仕事に取り掛かる前にすり合わせをすることで無駄な仕事を減らすことができます。
すり合わせる内容としては、
  • いつまでに
  • どのくらいの

アウトプットを出すのかということをしっかりとすり合わせておきましょう。また、一度ざっくりと内容ができたら再度すり合わせにいくことも重要です。細かいすり合わせがあれば、仕事のやり直しを防ぐことができて、結果として仕事が早く終わるようになります。

最後に

以上、仕事を高速で終わらすテクニックを書いてみました。どれもそこまで難しくないテクニックですぐに導入をすることができ、これからの社会人生活の中でずっと使うことができるので、ぜひ実践をしてみてください。
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