【社会人1~3年目向け】断りたいけど断れない!仕事を高速で終わらせるテクニックをまとめてみた 〜設定編〜

仕事関係

みなさん忙しいですか。

忙しそうですよね。働き方改革とか知らないですが、忙しく働いている人は多いと思います。

前回はタスクを素早く終わらせる方法のマインドを紹介しました。今回は具体的な設定等々を書いていこうと思います。

ちなみに僕もキャリアを見てみると、通常の会社よりは結構忙しいほうでした。社会人3年目までは残業200時間ぐらいあるようなベンチャー企業で、業界平均の3倍ぐらいの案件を受け持ち、転職してからは3年間で業務が変わることが3回。それぞれ業界的にも企業的にも忙しい感じだと思います。

そんな中で身に付けたタスクの処理方法の今回は設定編をお送りします。

マインド編を見たい方は、こちらまで!

【社会人1~3年目向け】断りたいけど断れない!仕事を高速で終わらせるテクニックをまとめてみた 〜設定編〜

予測変換に設定しまくる

予測変換を全く使っていない人いますよね。

毎回、「何卒よろしくお願い申し上げます」とかメールで打つのは人生の無駄です。予測変換を使いまくりましょう。

ビジネスは定型文が多いです。そういうものはできるだけ登録をしましょう。

また、頻繁に使う会社の住所や電話番号なども、登録しておけば探す手間が省けます。

パソコンはそうですが、僕はスマホでも予測変換をしまくっています。そうすることでスマホでメールなどを返信する際も素早く文字を入力することができるので、サクッと対応をすることができます。

以前本田直之さんの講演を聞きに行ったことがあるのですが、本田さんもスマホの予測変換は登録しまくっているそうで、ほとんどの仕事をスマホで完結できるようにしているそうです。

研修の内容はこちら!

ショートカット覚える

ショートカットを覚えましょう。僕は社会人1年目にマウスを没収されてショートカットを無理やり覚えさせられました。しかしショートカットを使えると作業ストレスが非常に減ります。

マウスよりもサクッと動かすことができるので、作業により没頭することができて、より早く仕事が終わるようになります。

ショートカットのチートシートもGoogleで画像検索をするとすぐにでてくるので、それを机の上に貼って毎日覚えていくのもいいと思います。

メーラーは細かいフォルダ分けしない

メーラーをやたら細かいフォルダ分けする人いますよね。

人別に分けている人などいますが、正直あれをする人で仕事が早い人を見たことがありません。(逆にメールがどこに行ったか分からなくなってパニクっている人をよく見ます)

細かいフォルダ分けをして情報を整理した気になっている人がほとんどですが、情報を整理する目的は、欲しい情報を素早くとり出せるということにあり、細かいフォルダ分けをしたのに情報が素早く取り出せてなければ何の意味もありません。

正直今はメールを検索する機能がかなり進化してきているので、細かいフォルダ分けは不要だと思います。

それよりは素早く処理できるフォルダ分けにした方が絶対にいいです。

僕のメールフォルダは極めてシンプルで

  • メインフォルダ(全てのフォルダ)
  • タスクフォルダ(チェックをつけたメールを分類できます)
  • 保存フォルダ(保存する必要のあるメールを分類できます)

この3つのみです。というよりそれ以外のメールを使うことは人生においてほとんどないと思うので、ほったらかしておきましょう。

メールはどこでも処理できるようにしておく

メールはどこでも処理できるようにPC専用メールソフトなどを使わず、全てブラウザベースのモノをつかっています。

そうすることで、外出先からでもスマホでメールを確認・返信ができ、そしてその情報が素早く同期されるので、すぐにPCから取り掛かれるという利点があります。

そうすることによって、どの環境でもパフォーマンスを落とさずに仕事をすることが可能なので、隙間時間を有効に使えます。

仕事の遅い人を見ていると、隙間時間などに無駄な挙動が多く、有効に時間が使えてないような気がします。メールなんてどうせ大した仕事できないので、どこでも処理できるようにしておいて、サクッと処理してしまいましょう。

タスク管理ツールは必須

何でもいいと思うのですが、タスク管理のツールは必須だと考えています。

できるだけ頭を取り組むタスクのことだけ考えられるようにするためにまずは一旦タスクの管理ツールに記録をして、一旦忘れてしまいましょう。

そして取り組むべきタスクのみに全力を傾けましょう。

ちなみに僕のおすすめはTODOISTというタスク管理ツールです。

なんだかんだシンプルで多少浮気もしましたが、結局は戻ってきてしまいました。

フォーマット化・マスタ化・テンプレート化しまくる

エンジニアの言葉の中に、DRYという考え方があります。

Don’t Repeat Yourself”の略なのですが、エンジニアの人たちは生産性を向上させるために、繰り返しの作業に関しては自動化してしまい、同じ作業を何回も繰り返さないようにしています。

コードは書くことができなくてもその法則を普段の仕事に応用することは可能です。

僕も

  • 資料
  • メール

等々はほとんどフォーマット化しているので、1から資料を作ることはほとんどありません。

また、1から資料を作る際も上記の原則に則って作っているので、次からの作業が格段に素早くなります。

僕のメーラーの中には30個ぐらいのメールテンプレがあります。また、資料作成フォルダの中にも状況に応じたテンプレートを10個ほど用意しています。

最後に

以上、【社会人1~3年目向け】断りたいけど断れない!仕事を高速で終わらせるテクニックをまとめてみた 〜設定編〜 を書いてみました。

新人のうちはどうしても仕事や雑用に近いようなことを振られます。

しかし、それにばかり時間をかけていれば、本当に重要なところに時間をかけることができません。仕事はサクッと終わらせられるようにしましょう。

次はテクニック編をお送りします。