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Beckyの便利な設定3点

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4月2日の「一日一新」です。更新がかなり遅くなっていますが、そんな事は気にしません。

メールソフト「Becky」をはじめて使いました。

 

以前まではアウトルックを使っていましたが、今回の職場ではアウトルックは使っていないみたいで、泣く泣く「Becky」に変更することに。

 

ところがどっこい、この「Becky」ちょっと使いこなすのに手間がかかるらしく、ちょっと面倒くさいんです。

 

しかもそんなに情報も出てこない。。。。恐らくネットのリテラシーとかが高い人が使わない類いのソフトのようで、使い方やショートカットを検索してもあんまりいいモノが出てこないんですよね。

ですので、今回は使えるBeckyのショートカットや設定をちょっと考えてみました。

1、ウィンドウの設定

メールの処理が遅い人は、いちいちウインドウを開いているんですよね。

まずメールの処理を早くするには、ウインドウの設定をする必要が有ると思います。

 

3列設定にしておけば、開く事なく内容をみることができます。

設定の仕方は、

メニューの中から表示→レイアウトの変更→縦3分割リストビュー2段

と変更すればOKです。

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変なスクロールをする必要も少なくなりますので、どんどん処理ができるようになります。

2、メールをどんどん既読にして読んでいく

マウスでいちいちメールをクリックしてメールを処理している人がいますが、そのやり方は非常に遅いです。

 

僕は

Ctrl+spaceで古いメールから開いていく事ができるので、そのショートカットを覚えてどんどん処理をしています。

 

基本的にはマウスを使っている時点で、「あ、この人仕事遅いだろうな」と思うので、どんどんマウスを使わずにショートカットを使うようにした方がいいともいます。

Green26_teiden220141123163347500-thumb-260xauto-5717

ベッキーはショートカットを登録する事もできるので、自分が使いやすいようにカスタマイズするのもいいと思います。

3、各種フォルダの設定とBeckyによるメール処理の技術

Beckyって未読フォルダがないんですよね。

 

フォルダを作成してメールを管理している方も多いと思いますが、最近はメールの検索機能が充実してきているので、メールを検索する事によって管理をしているという人も多いと思います。

 

僕も前職でははじめはフォルダを分けて管理をしていましたが、一番仕事ができる人が

「メールをフォルダ分けして管理するとか、時代遅れ」

と言っていたので、管理方法を見直して、今では

  1. 「未読」「既読」でまずフィルタリング
  2. 「返信の必要あり」「返信の必要なし」でフィルタリング
  3. 「保存の必要あり」「保存の必要なし」でフィルタリング

という方法をとるようにしてから、タスク処理の能力が格段にあがりました。

 

ベッキーの使い方を調べていると、メールのフィルタリング機能がアウトルックよりも優れているっぽいので、上記のような管理方法をとった方がいいかもしれませんので、やり方を参考までに紹介します。

①必要なフォルダの作成

まず上記の方法を取るには、

 

  1. 「未読」「既読」でまずフィルタリング→このフローでフォルダが1つ必要
  2. 「返信の必要あり」「返信の必要なし」でフィルタリング→このフローでフォルダが1つ必要
  3. 「保存の必要あり」「保存の必要なし」でフィルタリング→このフローでフォルダが1つ必要

という形で、合計で3つのフォルダが必要になりますので、このフォルダの作成方法を下記に記載します。

 

PAK86_penwomotutetonote20140312600-thumb-920x600-4377

まず1のフローで必要になってくるのが、未読フォルダです。

 

未読フォルダの作成方法ですが、(※キャプチャをのせたかったのですが、僕のパソコンがマックなので、のせれませんでした。分かりづらくてごめんささい!)

  1. すべてのメールが届くメインのメールボックスの上を右クリックして、[クエリー検索]を選択
  2. [未読のみ]にチェックを入れて、[クエリー保存]をクリック
  3. 検索フォルダの名前を指定して、[OK]をクリック

これで完了です。

 

アウトルックと違って、抽出結果を表示するときにはF5を押して更新する必要があります。

これと先ほど紹介したCtrlとスペースキーを使いながらメールを確認していきます。

 

メールを読みながら、「必要なメール」と「必要でないメール」の判断をしていってください。

そして、返信の必要のあるメールや保存の必要のあるメールには「フラグ」を立てていってください。

タスクフォルダの作成

次に【「返信の必要あり」「返信の必要なし」でフィルタリング】をするフローで必要になってくる「タスクフォルダ」を作成しましょう。

作成の方法は、

  1. メインのメールボックスの上を右クリックして、[クエリー検索]を選択
  2. [フラグ付き]にチェックを入れて、[クエリー保存]をクリック
  3. 検索フォルダの名前を指定して、[OK]をクリック

でOKです。

 

これで、先ほどの【未読フォルダ】と同じような形で、F5を押してもらえれば、自分が処理するべき【フラグ付き】のメールのみがフィルタリングされます。たまに自分でフラグをつけていないメールも入ってきますが、フラグ付きで送られてくるメールのほとんどは重要で目を通さなければいけないメールなので目を通してしまいましょう。

 

そして、処理がおわったら、フラグのアイコンをダブルクリックすればフラグは外れます。

保存フォルダの作成

保存フォルダに関しては、読んだメールを入れておけばいいだけなので、得に難しい設定等々はありません。

保存をしておきたいメールのみ【保存フォルダ】をつくって、そこに入れておけば大丈夫です。

 

最後に

いかがでしたでしょうか。

4月の1日から新しい環境で慣れないメーラーに戸惑う新卒や中途の方向きにつくってみました。

是非メールをサクサク処理出来るようになって、どんどんメールを処理していくようにしましょう。

おわりー

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